Guide: Conseils pour louer des bureaux aux Etats-Unis

Tour de bureaux a louer aux Etats-Unis
Louer des bureaux aux Etats-Unis peut s’avérer difficile. Le marché immobilier pour les bails commerciaux dans et autour des principales villes américaines et des pôles technologiques est très concurrentiel et le taux d’occupation est au plus haut. Par exemple, dans la région de Boston, où se situe le siège d’Axelia Partners, le taux de disponibilité n’est que de 1,5% ce qui donne aux propriétaires un contrôle presque total sur les conditions de locations commerciales et très peu de marge de négociation aux locataires. Les entreprises étrangères s’implantant aux Etats-Unis doivent bien étudier le marché avant de louer pour obtenir les meilleures conditions. Voici quelques conseils pour vous aider à vous préparer.

Déterminez les besoins de votre entreprise

Impliquez dès que possible les principales parties prenantes dans votre recherche de bureaux à louer aux Etats-Unis. Elles vous aideront à préciser l’espace nécessaire, la situation, la durée du bail, le budget, les aménagements, les travaux possibles et les permis à obtenir etc.

  • La direction : elle sera capable d’identifier où l’entreprise en est dans son cycle de vie : au début, en développement etc.
  • L’équipe RH : elle vous indiquera les besoins en personnel de l’entreprise.
  • Le comité de direction : il devra sans doute approuver le bail avant sa signature.
  • Le conseil juridique : il assure une négociation en douceur des termes du contrat le moment venu. Impliquez le dès que vous avez convenu des conditions de base (taille de l’espace, durée du bail et montant du loyer).

S’il vous faut des aménagements spéciaux comme par exemple, un laboratoire, il est préférable de trouver un bon chef de projet ainsi qu’un architecte.

Identifiez le bail qui conviendra le mieux aux besoins de votre entreprise
  • Contrat de location : Cette solution est souvent la meilleure pour une entreprise déjà établie. Les contrats sont généralement d’une durée de 3-10 ans, et les propriétaires peuvent contribuer aux améliorations de l’espace.
  • Contrat de sous-location : ces contrats couvrent le plus souvent une durée plus courte, mais peuvent s’avérer plus complexes car plus d’acteurs sont impliqués.
Prenez connaissance des modalités des contrats de location classiques

Les contrats de locations pour les espaces commerciaux peuvent comporter de nombreuses pages. Faire appel à un conseiller juridique américain au stade de la lettre d’intention vous aidera à identifier les termes clés, facilitant ainsi les négociations. Vous trouverez ci-dessous plusieurs termes clés à prendre en compte lorsque vous louez des bureaux aux États-Unis.

  • Loyer brut : Il s’agit de la norme dans les contrats de location de bureaux classiques. Le locataire ne paie que le loyer brut et aucun autre frais. Le loyer brut augmente d’un certain pourcentage ou d’un certain montant chaque année. Il est souvent plus élevé que le loyer net.
  • Loyer net : Il s’agit du loyer typique dans les contrats de location spécialisés (c’est-à-dire pour les laboratoires ou les utilisations industrielles), mais il devient de plus en plus courant dans les contrats de location de bureaux classiques. Le loyer net comprend un loyer de base majoré d’une quote-part des dépenses communes (impôts, entretien, services publics et autres charges d’exploitation). Il est important que le locataire puisse demander un audit pour examiner les dépenses communes.
  • Dépôt de garantie ou lettre de crédit : il est maintenant courant que les propriétaires demandent aux locataires une lettre de crédit plutôt qu’un dépôt de garantie. Cela protège le propriétaire si le locataire ne paie pas son loyer ou fait faillite. Pour un dépôt de garantie, le locataire peut demander une clause de destruction, par laquelle le propriétaire lui permet de réduire le montant du dépôt au fil du temps.
  • Options d’extension ou de prolongation : si votre entreprise est en croissance, vous pouvez essayer de négocier des options d’extension (plus d’espaces adjacents) ou de prolongation (bail plus long). Si vous n’êtes pas sûr de la courbe de croissance de votre entreprise, vous voudrez peut-être inclure une option de résiliation anticipée ou vous réserver le droit de sous-louer en cas de vente ou de réduction de la taille de votre entreprise.
  • Améliorations de l’espace : déterminez dans quelle mesure le loueur participera au paiement des améliorations apportées à l’espace. Cette option est plus courante pour les espaces non-bureaux et les baux à long terme. Assurez-vous que le propriétaire ne crée pas trop d’obstacles à l’approbation des améliorations que vous souhaiteriez apporter.
    Utilisation des parties communes : prenez soin de bien comprendre la logistique liée à l’utilisation des parties communes (parking, terrasse sur le toit, salles de conférence communes, cuisine, etc.) et quelle signalétique vous pouvez utiliser (à l’extérieur du bâtiment, dans le hall, etc.)
  • Maintenance : comprenez comment la maintenance se partage dans les locaux. Identifiez ce qui se passe en cas d’interruption de service dans l’espace de vos bureaux (c.-à-d. Réduction de loyer). Assurance: assurez-vous de souscrire à l’assurance requise par le bail ou renégociez ces conditions.

En tant que société visant à s’étendre aux États-Unis et en tant que locataire potentiel, vous n’avez pas beaucoup de marge de manœuvre sur le marché actuel de l’immobilier commercial. Une planification minutieuse peut toutefois vous aider à maximiser vos chances de trouver l’espace qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Bien que vous puissiez trouver vous-même le bon espace et négocier directement avec le propriétaire, Axelia Partners peut vous aider à identifier un courtier commercial et un avocat spécialisé en immobilier. N’hésitez pas à nous contacter avant de louer des bureaux aux États-Unis.
 

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